Белый лист бумаги.

1. Примите решение о проведении barcamp. Сделайте это, несмотря на отсутствие свободного времени, необходимых контактов или даже четкого представления о том, каким будет предстоящее мероприятие. Установите ориентировочную дату проведения конференции (на подготовку можно отвести 6-8 недель), предварительно удостоверившись, что на это время не намечаются другие мероприятия. В дальнейшем вы можете скорректировать свои планы, если это будет необходимо (по уважительным причинам), но на первом организационном этапе лучше не искать варианты, устраивающие всех. Установите сроки, удобные для вас. На вопрос «когда» у вас должен быть однозначный ответ.
2. Заложите основу для совместной работы:
   • Создайте страницу на barcamp.org (или на собственном wiki, если это необходимо). Посмотрите этот список wiki-движков и удостоверьтесь, что у вас установлены расширения, позволяющие форматировать текст (как-то, например: редактировать стили ссылок, список, изображений, заголовков и т.д.) Обратите внимание, что главная страница, а также страницы регистрации, планирования и страница с информацией о спонсорах должны присуствовать обязательно.
   • Создайте группу в Google Groups (или где-то еще) для взаимодействия организаторов.
   • Выберите наиболее подходящий для вас метод сбора и организации почтовых адресов участников. Мы, например, использовали в этих целях совместный аккаунт Gmail. Люди регистрировались, высылали свои контактные данные, и у нас был генеральный список всех участников. С его помощью мы могли рассылать сообщения или напоминания, не используя при этом личные почтовые адреса. Обновление! Таблицы Google сейчас позволяют собирать информацию с помощью форм. Поскольку желающие принять участие должны были внести регистрационный взнос, мы использовали формы для ведения учета “официально” зарегистрированных участников. Это было довольно удобно. Не забудьте записать имя, фамилию, адрес электронной почты, сайта; дни, которые человек собирается посетить, размер футболки, вкусовые предпочтения (например, является ли он вегетарианцем/веганом) и так далее. Прикиньте, что еще вам необходимо знать.
   • Наконец, я рекомендую вам использовать Skype или IRC-чат. Это очень практично, поскольку позволяет общаться в реальном времени и снимает необходимость встреч в оффлайне (иногда это сопряжено с трудностями).
3. Сделайте добротную графику. Создайте логотип для своего Barcamp (это может быть как легкая, так и более серьезно отредактированная модификация традиционного логотипа — насколько хватает времени и творческих способностей). Сохраните рисунок в векторном формате и размером 6 на 8 дюймов (для печати на футболках). Из оригинальной картинки сделайте баннер и один/два варианта небольших значков (170 пикселей в ширину).
4. Расскажите другим о предстоящем Barcamp. Вот некоторые предложения, которые вы можете использовать (разумеется, с учетом местных особенностей):
   • Разместите информацию о своем мероприятии на заглавной странице www.barcamp.org вместе с ссылкой на страницу с его подробным описанием.
   • Разместите информацию о конференции на сайте upcoming.yahoo.com.
   • Попытайтесь добиться того, чтобы о вас упомянули (лучше всего, в формате интервью) в каком-либо местном или специализированном электронном СМИ.
   • Свяжитесь со всеми блоггерами, которых вы знаете, раздайте им краткий проспект о том, “что такое barcamp”, свои подготовленные ранее картинки, а также сообщите адрес страницы с описанием мероприятия и дату его проведения. Помните, что люди тем быстрее согласятся вам помочь, чем легче им будет это сделать.

——— Все сказанное выше может быть выполнено за один-два дня, если, конечно, не увлекаться разработкой дизайна сайта или рисованием картинок ———

5. Интенсивно работайте с теми, кто проявляет заинтересованность. Давайте поручения тем, кто говорит, что желает помочь. Говорите прямо, ведите себя открыто и выражайте этим людям благодарность за участие. Насколько это возможно, позвольте им самостоятельно выбирать задачи, однако, когда требуется, помогите и своим советом. Всегда помните, что для организации эффективной работы важна честная и добрая атмосфера.
6. Распределите следующие обязанности:
   • Ловец спонсоров: Составляет черновой вариант письма потенциальным спонсорам, собирает информацию, логотипы (в векторном формате) и деньги от спонсоров. Составляет отчет о денежных поступлениях и расходов после мероприятия (если необходимо). Этот человек отвечает за денежную сторону вопроса. Он необходим, чтобы организовать весь процесс.
   • Заведующий угощениями: Хотя наличие еды не является обязательным для Barcamp, обычно она все-таки присутствует. Перед началом мероприятия вам должно быть известно число его участников мероприятия, которых будет необходимо кормить (как минимум, завтрак и обед). Понятно, что вы можете потратить на еду ровно столько, сколько получили от спонсоров. По этой причине в первую очередь подумайте о завтраке и обеде, и только потом о других угощениях. Лучше всего покупать простые (но качественные) продукты, несколько разнообразив меню овощами. Данная статья расходов обычно является наибольшей, поэтому обращайтесь с деньгами разумно.
   • Мастер по футболкам: Дело не только в том, что люди любят футболки, но еще и в том, что, скорее всего, — это одно из ваших наиболее привлекательных предложений для спонсоров. Обычно на футболке спереди красуется логотип мероприятия, а сзади — логотипы спонсоров (желательно, одного цвета). Выбор футболок сегодня огромен, но люди все же предпочитают удобную цветную одежду хорошего качества. Да, это может привести к дополнительным тратам, но если предусмотреть некоторое количество женских футболок (а не только унисекс размера “S”), вы сделаете очень приятно девушкам. Постарайтесь сделать заказ (указав количество и предоставив графические элементы) не позднее, чем за две недели до мероприятия. Самый минимум — 10 дней. Помните, что у поставщиков может случиться всякое. Почаще звоните им, если хотите получить заказ вовремя.
   • Wi-Fi гуру: У вас и ваших гостей может возникнуть потребность в беспроводном интернете для проведения своей презентации. Поэтому вам необходимо позаботиться о предоставлении доступа в Сеть и подготовить в этих целях оборудование (несколько роутеров для контроля за трафиком). Так же кто-то должен будет настраивать и поддерживать все это оборудование во время конференции.
7. Найдите помещение. Да, может показаться, что следовало бы сделать это заранее, еще до многих из предшествующих этапов. Вполне вероятно, что помещение у вас уже есть. Скорее всего, вы нашли его через личные связи кого-то из организаторов или одного из активных участников. Если же этого не случилось, наступило время действовать более аггресивно. Наиболее популярными предложениями являются офисные помещения. Однако вам важно выбрать нечто действительно подходящее. Лучше всего найти спонсора со своим помещением, заинтересованного в сотрудничестве с вами. Он должно ясно представлять, что он может показать участникам конференции и какие выгоды он получит в результате. Помните, что ваша цель — получить помещение бесплатно. Если небольшие взносы на уборку или страхование еще допустимы, то арендная плата крайне нежелательна. И в этом ни у кого нет никаких сомнений.
8. Как только у вас есть помещение, заявляйте о себе в блогах! Опубликуйте новые объявления о предстоящем мероприятии, сделав акцент на том, что место его проведения окончательно определено. Отбросьте лишний стыд: поиск хороших людей — наиболее важная составная часть организации Barcamp.
9. Составьте списки предметов, которые вам нужны: Проекторы, бумага, маркеры, ручки, бэйджи, бумажные полотенца, мусорные пакеты, туалетная бумага, чистящие жидкости, кухонные приборы для завтрака/обеда, холодильные камеры, мусорные ведра и т.д. Опубликуйте список на своей вики-странице, чтобы люди могли принести или пожертвовать то, что у них есть. По возможности, старайтесь брать необходимые вам предметы на временное пользование. Это лучше, чем покупать что-либо.
10. Подготовьтесь к началу. Разошлите письма с напоминанием за 3-5 дней до события, а также повторно за день до него. Попросите людей предупредить вас, если они не могут прийти, чтобы вы знали точное количество участников. Обычно число отказов колеблется  в районе 20-30%. Хорошо отдохните перед конференцией. Вам придется хорошо посуетиться (особенно в первой половине открытия), представляя друг другу гостей и следя за тем, чтобы люди могли непринужденно общаться. Когда напряжение станет сходить на нет и действие начнет развиваться своим ходом, вам станет намного легче. С этого момента — просто получайте удовольствие от процесса.

Некоторые замечания:

• Логотип. Помните, что каждый цвет, который вы используете в своем логотипе, добавляет (иногда весьма значительно) стоимость к изготовлению ваших футболок. Подумайте над этим во время работы с графикой.
• Потребность в живом общении преувеличена. Если только вам не нужно посмотреть помещение или обменяться чем-то, работайте онлайн.
• Уважайте друг друга. Уважайте время других организаторов. Цените тот вклад, который они вносят в общее дело. Помните, что все вы работаете на добровольной основе.
• Если из вы знаете, что вы — плохой организатор, найдите хорошего.
• Распределяя обязанности, не забудьте назначить несколько человек, следящих за чистотой помещения во время мероприятия. Да, возможно это не самая приятная работа, но она тоже важна.
• Не усложняйте. Не позволяйте другим усложнять. Забавно, но это действительно сложно. Люди предлагают большое число идей, чтобы сделать Barcamp еще лучше. Это хорошо, но только до тех пор, пока не начинает отвлекать организаторов от основной работы. Старайтесь выполнять задачи в порядке их важности.
• Объявите официальные тэги для Flickr, чтобы потом было легко найти все фотографии с мероприятия.
• Поддерживайте друг друга. Все время.
• Поймите верно смысл правила “каждый должен участвовать”. Оно относится не только к посещению мероприятия, но скорее к обмену знаниями между участниками. Удостоверьтесь, что люди не воспринимают конференцию как посвященную технологическим вопросам. Любая речь, если она хорошо подготовлена, обычно воспринимается публикой хорошо.
• Подберите людей, которые помогут вам подготовить помещение к мероприятию, а также убраться после его окончания. Не стесняйтесь спрашивать помощи у гостей. Если вы распределите обязанности, все будет сделано намного быстрее
• Помните, что все затевается ради положительных эмоций. Получайте удовольствие!